Funciones básicas

Vamos a empezar por las operaciones más básicas:

Clientes

Por norma general nos interesará llevar un registro de todos nuestros clientes. Para ello existe el panel de Clientes.

La información importante y mínima sobre un cliente será su nombre o razón fiscal, su CIF o NIF, y su dirección fiscal. Estos son lo datos obligatorios que toda factura emitida debe tener. Además de estos, factunube le permite almacenar más información sobre ese cliente: Su modo de pago por defecto, su plazo de pago por defecto, sus cuentas bancarias (útiles al generar recibos domiciliados), observaciones acerca del cliente, si va a aplicarle retención o recargos de equivalencia... Incluso si usted tiene clientes efímeros, puede marcarlos como "de baja" cuando ya no vaya a tratar más con ellos para que no le aparezcan en los listados. En los grupos de clientes, puede clasificar sus clientes según la naturaleza que usted quiera. Y en el historial de cada cliente, puede ir anotando los comentarios que crea oportuno (a modo de registro).

Es posible crear facturas, etc, introduciendo los datos fiscales del cliente in-situ para que no se guarden en su base de datos de clientes (si no sólo en esa factura). Puede ser útil cuando sólo vaya a emitir una única factura a un cliente.

Series de facturación

Las series de facturación le ayudan a organizar la numeración de sus documentos.

En algunos casos es imprescindible separar su facturación en series (por ejemplo, para las facturas rectificativas). También es necesario tener varias series en caso de tener varios establecimientos desde los que efectúe operaciones.

Dentro de cada serie, la numeración es correlativa. Factunube se encarga de que cada factura que crea tenga una numeración correlativa con la factura anterior. Sepa que una vez creada una factura, usted puede modificar su serie, año fiscal, número, y fecha, aunque debe de conocer los riesgos fiscales que conlleva.

La numeración consiste en: Serie-Añofiscal/Número

Por ejemplo: F-2013/0000000001

Serie F, Año fiscal 2013, factura número 1 de esa serie y ese año.

Las series tienen una guía visual (un color) asociada para identificarlas fácilmente. En el listado de facturas, la primera columna tendrá un cuadrado del color identificativo de la serie.

Facturas

En el panel de Facturas, haciendo clic en el botón +, abrirá el formulario de datos para crear una nueva factura.

El formulario de factura se divide en 4 pestañas: Datos, Datos fiscales del cliente, Datos fiscales de la empresa, Encabezado/Notas.

Normalmente usted sólo necesitará rellenar la pestaña Datos.

Esta información es mayormente análoga para Presupuestos, Albaranes, y Tickets.

Rellenando los datos de la factura

• Serie para facturación: Aparecerá la serie que tenga por defecto para facturas (menú Facturación > Series).
• Año fiscal: Aparecerá el año fiscal que tenga seleccionado por defecto (menú Facturación > Años fiscales). Los años fiscales no se crean automáticamente.
• Número/Fecha: Estos campos se rellenan automáticamente al grabar la factura para que la numeración sea correlativa. Una vez guardada, puede editar la factura si desea cambiar el número o la fecha.
• Moneda: La moneda con la que se emitirá la factura, por defecto está seleccionada la moneda que eligió en Herramientas > Configuración de empresa.
• Cliente: Aquí puede seleccionar el cliente de su base de datos. También puede crear un cliente con el botón + a la derecha. Si no quiere hacerlo, puede introducir directamente unos datos fiscales para esta factura en la pestaña Datos fiscales del cliente.
• Datos fiscales: Sus datos fiscales como autónomo o empresa.
• Retención: El porcentaje de retención a aplicar sobre el total de la factura.
• Recargo de equivalencia: Si está activado, además de los impuesto normales, se aplicará también recargos de equivalencia a los conceptos.
• Punto de venta / Puesto de trabajo: Si tiene configurados puntos de venta, puede asignar uno para que automáticamente se elija la serie correcta, almacén, etc. Vea más información sobre cómo trabajar con puestos de trabajo. Se configuran en el menú Puntos venta / Puestos trabajo.
• Almacén: El almacén del que se sustraerá la cantidad necesaria del stock.
• Modo de pago: El modo de pago de esta factura. Si desea añadir un nuevo modo de pago, puede hacerlo en el menú Facturación > Modos de pago, o haciendo clic en el botón + de la derecha.
• Fecha de vencimiento: Puede ajustar la fecha que desee para el vencimiento del pago, por defecto es la fecha de hoy. Si deja el campo en blanco, no aparecerá fecha de vencimiento en el documento impreso.

Conceptos de la factura

• Botón Lupa: Haciendo clic aparecerá una lista de nuestros artículos, desde la que podremos buscar por nombre, etc.
• Código: Si conocemos el código del artículo, podemos introducirlo y pulsar Enter. Este campo está preparado para el uso de una pistola láser lectora de códigos de barras.
• Botón Flecha abajo: Realiza la misma función que la tecla Enter estando en el campo Código.
• Botón Más: Sirve para añadir un concepto vacío a la lista de conceptos. Esto significa que este concepto no provendrá de ningún artículo que tengamos introducido de nuestra base da datos.

Listado de conceptos

Aparecerá el código del concepto, descripción, cantidad, unidades, precio sin impuestos, descuento (en % y en precio), Impuesto, Recargo de equivalencia si procede, retención, y el Total.

A la derecha tendremos un botón con forma de rueda dentada con más opciones: Ver el artículo, actualizar el artículo (usar esta línea para sobreescribir los datos del artículo guardado, p.ej. si hemos cambiado la descripción o el precio), exento de impuestos o exento de retención (si queremos que este concepto no compute en el global de impuestos o de retención). En el caso de que hayamos creado una línea vacía (con el botón +), tendremos la opción de guardar ese concepto como nuevo artículo en la base de datos.

A la izquierda tenemos el botón -, para eliminar el concepto en caso de que nos hayamos equivocado.

Abajo tendremos un sumario. Y la casilla "Paga ahora", si la marcamos se efectuará un cobro íntegro del total de la factura en el momento de guardar, lo que significa que esa factura ya estará cobrada.

Si hacemos clic en el botón Guardar/Imprimir se guardará la factura y se descargará el PDF, si sólo se pulsa Guardar se guardará o actualizará, y con Cancelar cerraremos la ventana.

Esta información es mayormente análoga para presupuestos, albaranes y tickets.

Encabezado / Notas

Textos informativos que opcionalmente se podrán imprimir en la factura. El encabezado se imprime justo encima de la lista de conceptos, y las notas, justo debajo del sumario de la factura. Para que aparezcan impresos, hay que activar una opción en el menú Herramientas > Configuración de empresa.

Presupuestos, albaranes y tickets

La forma de gestionar presupuestos, albaranes y tickets es muy similar a las facturas, teniendo en cuenta que:

• Los presupuestos no afectan al stock.
• Los albaranes, presupuestos y tickets pueden convertirse a facturas. Una factura puede agrupar varios albaranes o tickets.
• Los albaranes pueden imprimirse con impuestos, o sin impuestos.
• Todos se pueden duplicar.
• Puede asignar plantillas de impresión diferentes para facturas, albaranes y presupuestos. Menú Herramientas > Configuración de empresa.
• Las facturas, albaranes y presupuestos se descargan en PDF. Los tickets se descargan en PDF, a no ser que active la Impresión directa con impresora térmica (más información aquí).
• Así como pueden hacerse facturas rectificativas, pueden hacerse tickets rectificativos.
• Los tickets son conformes al nuevo reglamento de facturación, es decir, a nivel fiscal son facturas simplificadas.
• Los tickets pueden ser anónimos, o a nombre de un cliente.
• Al acabar de crear un ticket, la ventana Nuevo ticket se abre de nuevo para que le sea más fácil seguir creando tickets (si estuviera atendiendo a una cola de clientes).

Configurar su logotipo de empresa

En factunube puede establecer un logo por cada uno de los datos fiscales que tenga. Así, las facturas podrán tener diferente logo según los datos fiscales.

Para subir su logotipo abra Herramientas > Configuración de empresa, en la pestaña Datos fiscales seleccione sus datos fiscales, y en la pestaña Logo a la derecha podrá subir una nueva imagen a través del gestor de imágenes. Factunube admite los formatos comunes de imagen como jpeg y png.

Elegir una plantilla de impresión para sus facturas/albarantes/presupuestos

Para elegir una plantilla abra el menú Herramientas > Configuración de empresa, y abra la pestaña Facturas (o Presupuestos, o Albaranes). A la derecha podrá ver una lista despeglable con todas las plantillas de facturación, y debajo una imagen a modo de previsualización. Elija la que sea de su mayor agrado o se adapte mejor a su negocio.

Revisar los impuestos

Por defecto tenemos los impuestos de IVA (al 21%, al 10%, al 4%, y sin iva 0%), cada uno con su Recargo de Equivalencia correspondiente.

Si desea añadir más impuestos, puede hacerlo desde el menú Facturación > Impuestos.

Revisar y añadir modos de pago

Abriendo el menú Facturación > Modos de pago verá un listado de todos los modos de pago actuales.

Puede añadir todos los modos de pago que desee (giro, cheque, domiciliación, etc).

Si va a usar archivos de banca electrónica (remesas de recibos en formato .Q19) le interesará marcar la casilla "Usable con AEB-19". Ya que las facturas con esos modos de pago se listarán a la hora de generar remesas de recibos en formato Q19.

Revisar y añadir plazos de pago

Los plazos de pago se rigen por el número de días. Por defecto encontraremos tres plazos de pago:

• Contado (0 días)
• A 30 días (30 días)
• A 60 días (60 días)

Puede añadir todos los que necesite. Luego se pueden asignar a un cliente, y así al emitir una factura se calcularía la fecha de vencimiento automáticamente.

No olvide leer acerca de las Funciones avanzadas para conocer más detalles de Factunube.