Funciones básicas

Vamos a empezar por las operaciones más básicas:

Clientes

Por norma general nos interesará llevar un registro de todos nuestros clientes. Para ello existe el panel de Clientes.

La información importante y mínima sobre un cliente será su nombre o razón fiscal, su CIF o NIF, y su dirección fiscal. Estos son lo datos obligatorios que toda factura emitida debe tener. Además de estos, factunube le permite almacenar más información sobre ese cliente: Su modo de pago por defecto, su plazo de pago por defecto, sus cuentas bancarias (útiles al generar recibos domiciliados), observaciones acerca del cliente, si va a aplicarle retención o recargos de equivalencia... Incluso si usted tiene clientes efímeros, puede marcarlos como "de baja" para que ya no le aparezcan en los listados. En los grupos de clientes, puede clasificar sus clientes según la naturaleza que usted quiera. Y en el historial de cada cliente, puede ir anotando los comentarios que crea oportuno (a modo de registro).

Es posible crear facturas, etc, introduciendo los datos fiscales del cliente in-situ para que no se guarden en su base de datos de clientes (si no sólo en esa factura). Puede ser útil cuando sólo vaya a emitir una única factura a un cliente.

Series de facturación

Las series de facturación le ayudan a organizar la numeración de sus documentos.

En algunos casos es imprescindible separar su facturación en series (por ejemplo, para las facturas rectificativas). También es necesario tener varias series en caso de tener varios establecimientos desde los que efectúe operaciones.

Dentro de cada serie, la numeración es correlativa. Factunube se encarga de que cada factura que crea tenga una numeración correlativa con la factura anterior. Sepa que una vez creada una factura, usted puede modificar su serie, año fiscal, y número, aunque debe de conocer los riesgos fiscales que conlleva.

La numeración consiste en: Serie-Añofiscal/Número

Por ejemplo: F-2013/0000000001

Serie F, Año fiscal 2013, factura número 1 de esa serie y ese año.

Facturas

En el panel de Facturas, haciendo clic en el botón +, abrirá el formulario de datos para crear una nueva factura.

El formulario de factura se divide en 4 pestañas: Datos, Datos fiscales del cliente, Datos fiscales de la empresa, Encabezado/Notas.

Normalmente usted sólo necesitará rellenar la pestaña Datos.

Esta información es mayormente análoga para Presupuestos, Albaranes, y Tickets.

Rellenando los datos de la factura

• Serie para facturación: Aparecerá la serie que tenga por defecto para facturas (menú Facturación > Series).
• Año fiscal: Aparecerá el año fiscal que tenga seleccionado por defecto (menú Facturación > Años fiscales). Los años fiscales no se crean automáticamente.
• Número/Fecha: Estos campos se rellenan automáticamente al grabar la factura, para que la numeración sea correlativa. Una vez guardada, puede editar la factura si desea cambiar el número o la fecha.
• Moneda: La moneda con la que se emitirá la factura, por defecto está seleccionada la moneda que eligió en Herramientas > Configuración de empresa.
• Cliente: Aquí puede seleccionar el cliente de su base de datos. También puede crear un cliente con el botón + a la derecha. Si no quiere hacerlo, puede introducir directamente unos datos fiscales para esta factura en la pestaña Datos fiscales del cliente.
• Datos fiscales: Sus datos fiscales.
• Retención: El porcentaje de retención a aplicar sobre el total de la factura.
• Recargo de equivalencia: Si está activado, además de los impuesto normales, se aplicará también recargos de equivalencia a los conceptos.
• Punto de venta / Puesto de trabajo: Si tiene configurados puntos de venta, puede asignar uno para que automáticamente se elija la serie correcta, almacén, etc. Vea más información sobre cómo trabajar con puestos de trabajo. Se configuran en el menú Puntos venta / Puestos trabajo.
• Almacén: El almacén del que se sustraerá la cantidad necesaria del stock.
• Modo de pago: El modo de pago de esta factura. Si desea añadir un nuevo modo de pago, puede hacerlo en el menú Facturación > Modos de pago, o haciendo clic en el botón + de la derecha.
• Fecha de vencimiento: Puede ajustar la fecha que desee para el vencimiento del pago, por defecto es la fecha de hoy.

Conceptos de la factura

• Botón Lupa: Haciendo clic aparecerá una lista de nuestros artículos, desde la que podremos buscar por nombre, etc.
• Código: Si conocemos el código del artículo, podemos introducirlo y pulsar Enter. Este campo está preparado para el uso de una pistola láser lectora de códigos de barras.
• Botón Flecha abajo: Realiza la misma función que la tecla Enter estando en el campo Código.
• Botón Más: Sirve para añadir un concepto vacío a la lista de conceptos. Esto significa que este concepto no provendrá de ningún artículo que tengamos introducido de nuestra base da datos.

Listado de conceptos

Aparecerá el código del concepto, descripción, cantidad, unidades, precio sin impuestos, descuento (en % y en precio), Impuesto, Recargo de equivalencia si procede, retención, y el Total.

A la derecha tendremos un botón con forma de rueda dentada con más opciones: Ver el artículo, actualizar el artículo (si sobre el concepto hemos cambiado algún dato, como la descripción o el precio), exento de impuestos o exento de retención (si queremos que este concepto no compute en el global de impuestos o de retención). En el caso de que hayamos creado una línea vacía (con el botón +), tendremos la opción de guardar ese concepto como nuevo artículo en la base de datos.

A la izquierda tenemos el botón -, para eliminar el concepto en caso de que nos hayamos equivocado.

Abajo tendremos un sumario. Y la casilla "Paga ahora", si la marcamos se efectuará un cobro íntegro del total de la factura, lo que significa que esa factura ya estará cobrada.

Si hacemos clic en el botón Guardar/Imprimir se guardará la factura y se descargará el PDF, si sólo se pulsa Guardar se guardará o actualizará, y con Cancelar cerraremos la ventana.

Esta información es mayormente análoga para presupuestos, albaranes y tickets.