Funciones avanzadas

Cobros y Reembolsos

Al seleccionar una factura (o ticket), en la parte derecha de la pantalla verá la pestaña Cobros/Reembolsos.

En esa pestaña se listarán todos los cobros y reembolsos que se hayan hecho a la factura.

Si al crear una factura marcamos la casilla "Paga ahora" (en la parte inferior de la ventana), se generará un cobro íntegro de la misma, automáticamente. En los tickets, esta casilla está siempre marcada por defecto, ya que se supone que por defecto los tickets suelen cobrarse en el momento de la emisión.

Si se cobrase la factura en diferido, incluso en cobros parciales, puede ir añadiendo cobros cuando lo desee.

Los reembolsos (cobros en negativo) aparecerán automáticamente cuando la factura tenga asociada una o más facturas rectificativas (cada una se corresponderá con un reembolso). No se pueden crear reembolsos artificialmente, es necesario una factura (o ticket) rectificativa.

Facturas rectificativas y tickets rectificativos (devoluciones)

Hay varios escenarios en los que nos será necesario crear facturas o tickets rectificativos. Por ejemplo, cuando realicemos una devolución sobre una factura, cuando queramos anular una factura ya entregada, etc.

Tiene dos formas de acceder a las facturas rectificativas:

• Seleccionar una factura en el listado de facturas, y en el panel dependiente de la derecha, seleccionar la pestaña Facturas rectificativas.
• Abrir el panel de facturas rectificativas en el menú Facturación > Facturas rectificativas.

En ambos casos, el proceso se basa en identificar o elegir la factura que queremos rectificar, y añadir una factura rectificativa. Al generar la rectificación, asignará la cantidad de elementos devueltos, y el total a devolver (así como el número de facturación) se calcularán automáticamente. Además, puede asignar el almacén para que conste la reposición en el stock de ese almacén.

Las facturas rectificativas pueden imprimirse con su botón de impresión en su mismo panel. La plantilla de impresión que se utilizará será la misma que las facturas.

Facturar Albaranes, facturar Tickets, y convertir Presupuestos

Puede facturar albaranes con el asistente de facturación de albaranes.

• Abra el menú Facturación > Albaranes, y en la barra de herramientas del panel principal encontrará el botón "Facturar Albaranes", éste le guiará a través de un proceso de selección del cliente y sus albaranes que desee facturarle, y le creará una factura a nombre del cliente elegido con una agrupación de los albaranes que haya seleccionado.

Es posible convertir presupuestos a Albaranes y a Facturas.

• Abra el menú Facturación > Presupuestos, seleccione el presupuesto que desee convertir, y haga clic en el botón de la barra de herramientas "Convertir a".

También puede facturar tickets de forma muy fácil.

• Abra el menú Facturación > Tickets. En el panel de la derecha, seleccione la pestaña "Facturar tickets". Una vez ahí tiene 2 opciones:
  • Busque y Arrastre los tickets desde el panel de la izquierda hasta el panel de la derecha (clic y arrastrar).
  • Introduzca su referencia en el formulario con icono de código de barras (un ejemplo de referencia sería: T-2013/0000000001).
• Pulse el botón "Crear factura/s" y luego, en el formulario que aparecerá, seleccione un cliente y confirme el resto de datos si fuera necesario.

Guías visuales en los listados

En el listado de Facturas (Facturación > Facturas), la primera columna indica la serie con un color, y la segunda columna indica si esa factura viene de albaranes (A), viene de tickets (T), o es una factura generada periódicamente (P).

En el listado de Tickets (Facturación > Tickets), la primera columna indica la serie con un color, y la segunda columna indica si ese ticketa ha sido facturado (F).

Envío de documentos por correo electrónico

Con factunube podemos agilizar el trámite de enviar documentos (facturas, presupuestos o albaranes) a nuestros clientes.

Simplemente seleccionando una factura (o presupuesto, o albarán) y haciendo clic en el botón (con icono de sobre) de la barra de botones superior, aparecerá una ventana emergente para completar algún texto suplementario que recibirá nuestro cliente. A los pocos segundos nuestro cliente recibirá un correo electrónico con el documento adjunto en formato PDF.

Grupos de clientes

En el menú Clientes > Grupos de clientes, podemos crear grupos de clientes, con el fin de ayudarnos en la gestión de los mismos.

El concepto "grupo de cliente" puede ser interpretado como "tipo de cliente".

Para asignar un cliente a un grupo, edite el cliente y asígnelo en el desplegable "Grupo de clientes". Para filtrar según grupo, utilice la herramienta de Filtro de búsqueda (barra de herramientas).

Ocultar clientes antiguos

Es posible que tenga clientes en su base de datos, cuya relación con ellos ha finalizado. De ese modo, es muy útil ocultarlos (sin borrarlos) para que no entorpezcan ni aumenten su listado de clientes innecesariamente.

Edite un cliente, y desmarque la casilla "Habilitado / de alta".

Para poder ver los clientes ocultos en el listado de clientes, utilice el Filtro de búsqueda (barra de herramientas) y desactive la opción "Sólo habilitados/de alta".

Historial de un cliente

Puede gestionar un historial para cada cliente y utilizarlo de la manera que quiera. Un historial es como un cuaderno de sucesos, en el que usted puede ir anotando (por fecha) cualquier tipo de observación acerca de un cliente (reuniones, recordatorios, historial de visitas, próximo encuentro, estado de un proceso).

Se encuentra en la pestaña Historial, en el panel dependiente (derecha) dentro de Clientes.

Exportando datos a CSV / Excel (generando listados)

Con Factunube puede generar y descargar listados de sus Facturas y Tickets, para trabajar luego con ellos desde Microsoft Excel, Open Office, etc.

El formato descargable es CSV. Con un doble clic o una importación casi automática, se puede abrir en cualquier versión de Microsoft Excel. También hay muchos otros programas capaces de abrir archivos en formato CSV (ya sea programas para Mac OS X o Linux).

Para realizar una exportación, abra el menú Herramientas > Exportación de datos. Una vez ahí seleccione los parámetros para confeccionar el listado (aparecerá una previsualización en la mitad derecha), y luego descargue el resultado.

Almacenes y estocs

Puede crear sus Almacenes (en el menú "Puntos venta / Puestos trabajo > Almacenes".

Luego, en el listado de Artículos, a la derecha le aparece la pestaña Estoc, ahí podrá ver y editar el estoc de ese artículo en cada almacén.

El estoc se actualiza cuando usted genera una factura, un albarán, o un ticket. Los presupuestos no alteran el estoc.

Además, si usted tiene configurados varios lugares de trabajo, puede asignar "por defecto" un almacén a un lugar de trabajo. Por ejemplo, si usted está trabajando en su "oficina central", seguramente usará su "almacén central". Al crear una factura, albarán, o ticket, tiene el campo Almacén, que indica de dónde se sustraerá el estoc.

El concepto Lugares de Trabajo

Un lugar de trabajo (o punto de venta, o punto de trabajo) es la unión de:

• Unos Datos Fiscales
• Un Almacén
• Una configuración de Series

Es extremadamente útil en entornos en los que usted puede trabajar desde varias ubicaciones (por ejemplo, el taller de reparaciones, la oficina de administración, el mostrador de venta, u otro establecimiento que tenga en otra situación geográfica).

Así usted, al generar una factura (ticket, presupuesto o albarán) y elegir un lugar de trabajo, se le cargarán automáticamente sus datos fiscales, su almacén, y las series que tenga configuradas.

Además de todo ello, puede resultar un poco incómodo tener que asignar un lugar cada vez que se realiza una factura, ticket, etc. Por eso usted puede, como usuario, trabajar en un lugar de trabajo u otro.

Para cambiar su lugar de trabajo, haga clic sobre su nombre de usuario (esquina superior derecha de la pantalla), y en el menú desplegable que aparece, seleccione "Cambiar punto de venta / puesto de trabajo".

Aún así, si tiene que realizar esta operación cada vez que se conecte, puede llegar a ser tedioso. Por suerte, Factunube puede generar una URL (dirección web) para usted, que puede guardar en favoritos, y cada vez que acceda a su programa factunube desde esa dirección, ¡su lugar de trabajo ya estará asignado!

En la pestaña Puestos de venta / Lugares de trabajo, abajo, hay una ayuda sobre ello.

Multi-usuario

Cuando usted se registra en factunube, usted es el único usuario de la aplicación, y además es el administrador. Por lo tanto, tiene el control completo.

Si usted delega en empleados, ayudantes, o un gestor externo, puede crearles un usuario y otorgarles una contraseña para que puedan acceder a su aplicación factunube. Además, puede asignarle permisos de forma muy precisa (ver facturas, ver clientes, ver y añadir tickets, etc).

La potencia multi-usuario es combinable con los lugares de trabajo (o puntos de venta).

Ejemplo: Si usted tiene un taller mecánico, es posible que tenga 2 lugares de trabajo: la oficina, y el taller mismo de reparación. Por lo tanto, en el ordenador situado en el taller, todos los usuarios (mecánicos) que puedan conectarse, tendrán los permisos que usted les haya asignado, y además ya tendrán configurados automáticamente los datos fiscales, almacenes y series de facturación/etc apropiados.

Historial de modificaciones / Historial de eliminaciones

En un entorno multi-usuario, resulta muy útil saber qué usuario ha realizado cada cambio. Sólo así puede asegurarse de tener un control completo sobre el trabajo que están realizando las personas distintas a usted. Estos historiales proporcionan información muy precisa sobre los cambios, la posibilidad de saber en qué día y hora se realizaron, e incluso ir siguiendo las trazas de trabajo de cualquier usuario.

¡Incluso si es usted mismo el que se ha equivocado, puede verificarlo y solucionarlo!

También es útil para "repasar" qué se hizo el dia anterior, etc.

Impresión directa de tickets (en impresora de tickets)

A la hora de crear imprimir tickets, habrá podido comprobar que se genera el PDF y se descarga. Eso no es especialmente cómodo si tiene que imprimir tickets continuamente (en una caja de supermercado, por ejemplo).

Para solucionar este problema y hacer que la impresión de tickets sea directa (sin tener que generar PDF), puede activar la impresión directa en Herramientas > Configuración de empresa > pestaña Ticket, marcando la casilla "Sistema de impresión de tickets directa...".

Puede establecer varios parámetros como el tamaño de fuente, estilo, ancho del papel.

Por defecto, los tickets se imprimen por la impresora predeterminada del sistema. Si usted tiene 2 impresoras instaladas, por ejemplo, una normal y otra de tickets, y la impresora predeterminada es la normal (A4), haga clic en el botón Buscar impresora y seleccione la impresora adecuada en la lista que aparecerá.

Para utilizar esta funcionalidad debe tener JAVA instalado y activado en su navegador, para saberlo visite esta página oficial de Java.

En algunos sistemas Mac OS X o Linux (no Windows) es posible que deba definir el "ancho de papel" como 210, es decir, A4. En Windows ajustaría una medida de 80 mm, por ejemplo. Estos parámetros dependen su marca de impresora y de cómo está configurado su controlador.

Generación de códigos de barras para sus artículos

Esta opción le permite imprimir hojas con códigos de barras de sus artículos, por ejemplo, para hacer pegatinas.

Abra el menú Artículos > Generador de códigos de barras:

• En la parte izquierda debe crear (o seleccionar) una configuración de sus hojas. Con el márgen de la misma, número de columnas, número de filas, etc.
• En la parte derecha debe ir añadiendo sus artículos y seleccionando la cantidad de códigos a imprimir de cada uno, además tiene las siguientes opciones:
  • Tipo de código:
    • EAN13: (european article number) es un código de 13 dígitos, utilizado para identificar todos nuestros productos de consumo.
    • EAN8: es un código de 8 dígitos, una versión simplificada de EAN13 y menos utilizado.
    • CODE39: es un código que permite letras mayúsculas de la A a la Z, y dígitos. Además algunos símbolos como: +, -, ., y <espacio>. No tiene longitud fija.
    • CODE128: es un código que permite todos los carácteres alfanuméricos (a-z A-Z 0-9 y signos de puntuación, etc). Ampliamente usado en logística y paquetería. No tiene longitud fija.
  • Núm. blancos: Si su hoja de etiquetas ya ha sido usada, aquí puede definir cuántas etiquetas dejar en blanco antes de empezar a imprimir.
  • Imprimir códigos: Imprimir los códigos de barras, o no.
  • Imprimir precios: Imprimir los precios de los productos (debajo del código), o no.
  • Imprimir conceptos: Imprimir las descripciones de los productos (debajo del código), o no.

Pulse el botón Generar PDF y espere.

Remesas de recibos (formato bancario .q19)

Se encuentra en el menú Facturación > Remesas.

Al generar una nueva remesa, deberá especificar sus datos fiscales (como ordenante). Recuerde que los datos fiscales se configuran en Herramientas > Configuración de Empresa.

En la pestaña Cobros/recibos puede añadir todos los cobros (de facturas) que desee. Cada cobro equivale a un recibo dentro de la remesa, conteniendo la información de:

• Número de Factura
• Fecha de cargo (por defecto se copia de la fecha de vencimiento de la factura)
• Modo de Pago
• Cantidad del cobro (cantidad a cargar)
• Cuenta bancaria (del cliente)

Tenga en cuenta que al añadir un cobro, por defecto se muestran los cobros marcados con una forma de pago del tipo AEB-19 (vea el menú Facturación > Modos de pago).

Una vez haya guardado la remesa, puede descargar el archivo con formato .Q19 haciendo clic en el botón "Generar fichero AEB-19" para descargar el archivo a su ordenador. Ese archivo será el que cargará o enviará a su entidad bancaria a través de Internet.

Nota: Si la entidad bancaria le devuelve algún recibo, debe cancelar el cobro en Factunube (ya que Factunube marca los pagos de los recibos como cobrados automáticamente). Para cancelar el cobro simplemente abra la Remesa correspondiente y anule (elimine) ese recibo/cobro. El cobro volverá a estar disponible para añadir en una próxima remesa.

Facturas periódicas

Si usted factura de forma periódica (alquileres, mantenimientos, ventas recurrentes), esta opción es perfecta ya que Factunube le generará las facturas automáticamente cuando sea el momento, y usted sólo tendrá que preocuparse del cobro de las mismas.

Abra el menú Facturación > Facturas periódicas, y cree una nueva factura periódica.

Una factura periódica es igual que una factura normal, salvo que:

• Tiene una pestaña "Periodicidad general", en la que puede establecer la siguiente información:
  • Fecha inicio: La fecha desde la cuál el sistema empezará a tener en cuenta esta factura periódica. La fecha es inclusiva.
  • Fecha fin: La fecha desde la cuál el sistema dejará de realizar esta factura periódica. La fecha es inclusiva.
  • Tipo de periodicidad: Un ajuste fácil de periodicidad, diario, semanal, mensual... Siempre desde la fecha de inicio.
  • Día del mes/semana: Si elige una periodicidad semanal, podrá elegir el día de la semana, si elige una periodicidad mensual, el día del mes.
• Tiene una pestaña "Clientes asociados", en la que podrá definir todos los clientes para los que quiere generar esta factura periódica. Por lo tanto, no tiene que crear una factura periódica igual para cada cliente. Si factura el mismo servicio a muchos clientes, añada los clientes aquí.

Nota: Las facturas (en la lista de facturas en Facturación > Facturas) se marcan con la letra P (en la segunda columna) si han sido creadas automáticamente por el sistema de facturas periódicas. Si coloca el cursor del ratón encima de esta letra P, se le informará de qué factura periódica proviene y a qué fecha corresponde.